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Covid-19 : informations sur les soutiens accordés par WBI

Conscient des difficultés que peuvent entraîner les annulations ou les reports liés au COVID-19, WBI souhaite vous informer sur les modalités à suivre si vous bénéficiez d’une subvention dans le cadre d’accords bilatéraux ou de programmes de mobilité

Vous trouverez, ci-dessous, toutes les modalités à suivre si vous avez bénéficié d’une subvention de mobilité liée à la mise en œuvre d’un projet :

  • dans le cadre d’un programme de Commission Mixte Permanente (CMP) ;
  • dans le cadre d’un accord sectoriel (recherche scientifique, …) tel que le programme PHC Tournesol avec la France ;
  • dans le cadre d’un fonds de mobilité régional ;
  • en fonction d’une demande faite auprès d’un service géographique de WBI et acceptée après traitement par celui-ci.

Afin de documenter les annulations et les reports, nous vous demandons de remplir le formulaire ci-joint et de l’annexer à votre demande.
 
Vous rencontrez un des cas de figure listés ci-dessous :

Report de l’activité

  • Vous comptez réaliser votre activité ultérieurement 

    Votre subvention reste valable mais il est indispensable de nous en informer dès à présent et nécessairement avant la date de clôture de votre subvention en contactant le gestionnaire mentionné dans le courrier de notification de l’octroi de votre subvention.
    Nous rédigerons un arrêté modificatif prolongeant la validité de votre subvention et le délai de remise des justificatifs. Les nouvelles dates devront être communiquées au gestionnaire de votre subvention au minimum 10 jours avant le déplacement.
     

  • Vous comptez réaliser votre activité ultérieurement mais devez engager des frais supplémentaires pour acheter de nouveaux titres de transport ou faire modifier ceux que vous aviez déjà achetés

    Nous vous demandons de vérifier prioritairement les possibilités de remboursement ou de report des dates d’utilisation de vos titres de transport.
    Vous pouvez ensuite nous communiquer les nouvelles dates ainsi qu’une estimation des coûts supplémentaires (avec pièces justificatives) engendrés par cette modification en contactant le gestionnaire mentionné dans le courrier de notification de l’octroi de votre subvention.
     

  • Vous ne pouvez pas être disponible pour reporter l’activité 

    Nous vous renvoyons au point repris ci-après concernant l’annulation de l’activité envisagée.
     

Annulation de l’activité envisagée

  • Vous n’avez effectué aucune dépense

    Il convient d’informer dans les meilleurs délais le gestionnaire de votre dossier. WBI annulera la subvention.
     

  • Vous avez déjà effectué des dépenses

    Vous devez prioritairement entamer des démarches pour être remboursé. Si ce n’est pas possible, WBI prendra en charge vos dépenses selon les postes éligibles repris dans l’arrêté de subvention, sous réserve de vérification qu’aucun remboursement ou indemnité de l’organisateur ou de tout autre organisme ou prestataire de service n’a été rendu possible.

 
La procédure habituelle de remboursement doit être suivie, selon les modalités et dates spécifiées dans le courrier qui vous a été adressé.
Un rapport circonstancié ne pouvant nous être transmis, nous vous demandons de joindre également un document prouvant l’annulation, qui peut être, selon le cas, un courrier/courriel de l’agence de voyage ou de la compagnie aérienne ou de transport justifiant l’annulation du service ou voyage en raison de la crise provoquée par le COVID-19 (ex : document stipulant que le billet n’a pas été remboursé en totalité ou en partie), un courrier/courriel de votre (vos) partenaire(s) attestant de son (leur) indisponibilité en raison des risques liés au COVID-19 ou encore un document attestant de la fermeture des frontières du pays dans lequel l’activité envisagée doit se dérouler.

Dernière mise à jour
07.04.2020 - 13:05
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