Mobilité lors d’une manifestation à l’international

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Notre soutien

Nous (Wallonie Bruxelles International – WBI et Wallonie Bruxelles Architectures – WBA) soutenons les professionnels de l’architecture dans leur démarche de présence et développement sur la scène internationale via une intervention dans les frais de transport dans le cadre de manifestations qui ne sont pas organisées par WBA.
 

Votre projet

1. Discipline(s) de votre projet

Votre projet doit concerner le secteur de l’architecture.
 
Pour les autres disciplines nous vous invitons à consulter notre site internet pour voir si un soutien spécifique existe.
 

2. Pays de votre projet

La manifestation doit avoir lieu à l’international.
 

Les conditions

1. Conditions de recevabilité

  • A quelles conditions doit répondre le bénéficiaire ?

Il s’agit de la personne physique ou morale recevant la subvention. Les justificatifs comptables devront être à ce nom.
 
Il doit soit :

  • pour les architectes, être inscrit à l’Ordre francophone des Architectes ;
  • pour les autres métiers liés, avoir son siège en Wallonie ou à Bruxelles.

 

2. Critères de sélection

Votre projet doit résulter d’une invitation en bonne et due forme d’un opérateur professionnel étranger (et non de l’initiative de l’opérateur FWB qui sollicite le soutien) précisant les modalités d’intervention.
Votre projet sera évalué en fonction des critères suivants :

  • les retombées potentielles ;
  • les contacts potentiels ;
  • la visibilité internationale.

 

3. Exclusions

Votre projet ne peut pas concerner une manifestation organisée par WBA.
 

La subvention

1. Subvention

  • Quelle subvention ?

Nous intervenons pour les frais de transport du lieu de résidence en Belgique jusqu’au lieu d’accueil à l’étranger.
 
Nous n’intervenons pas pour les trajets entre les villes dans le pays d’accueil.
 

  • Quel est le montant de la subvention ?

​Frais de transport
Les frais de transport pris en charge par WBI peuvent concerner :

  • un déplacement individuel ou collectif ;
  • un transport de matériel.

Cette indemnité:

  • est plafonnée au prix d’un billet d’avion ou de train le plus économique le jour du déplacement si le trajet est effectué par une seule personne par véhicule
  • est due une seule fois par véhicule
  • intègre également les coûts de carburant et de péage

Aucun plafond n’est applicable si:

  • plusieurs personnes utilisent le même véhicule,
  • le trajet inclut le transport de matériel (une exposition par exemple), à justifier dans la demande de soutien.

Les éventuels autres frais inhérents au transport devront être intégrés dans le formulaire de demande (exemple : frais de parking, vignette suisse ou carnet ATA). Dans le cas d’une location de véhicule (voiture, camionnette ou camion), l’intervention tiendra compte du devis remis par l’agence et de l’indemnité kilométrique (0,3751 EUR / Km).
 
Le nombre de kilomètres sera justifié au travers d’un relevé de trajet émis par un site tel que Mappy ou Via Michelin. Le trajet le plus direct sera pris en compte. Ce relevé sera joint à la déclaration de créance.
 
En ce qui concerne le transport de matériel (exposition, matériel technique, …), WBI peut prendre en compte le coût de transporteurs externes pour autant que ceci soit prévu préalablement dans la demande (devis à joindre).
 
Attention, nous pouvons plafonner notre intervention pour le collectif et/ou les œuvres ou les décors.
 

2. Modalités de paiement

La subvention est versée après la réalisation de votre projet.
 
Attention, si vous souhaitez une avance, vous devez le préciser dans votre demande et en justifier la raison. Sur la base de vos justifications, nous évaluerons si elle vous est accordée et pour quel montant.
 
Pour plus d’information, voyez le chapitre « Et si le soutien vous est accordé ? ».
 

Votre demande

1. Procédure d’introduction de votre demande

  • A quelle date introduire votre demande ?

Vous devez introduire votre demande au plus tard un mois avant la réalisation de votre projet.
 

  • Comment devez-vous envoyez votre demande ?

Vous devez nous envoyer votre demande par mail avec maximum 5 Mo de pièces jointes : culture@wbi.be
 
Si vos annexes sont trop volumineuses, vous pouvez compléter votre demande avec :

  • un lien de partage en ligne (Google Drive, WeTransfer, Dropbox, etc.) ;

 

2. Dossier de demande

Votre demande doit contenir les documents suivants :

  • le formulaire de demande;
  • le RIB (relevé d’identité bancaire) du bénéficiaire ;
  • une copie de l’invitation à participer ou une lettre d’intention de l’organisme d’accueil précisant les conditions financières (frais de transports, logement, cachets, etc.) ;
  • tout autre élément que vous jugez utile.

 

3. Points d’attention

Votre dossier doit être complet afin de pouvoir être examiné.
 

Notre décision

1. Modalités de la décision

La décision se passe en 2 étapes :

  • Une vérification administrative des conditions de recevabilité. 
  • Une décision prise par WBI après analyse selon les trois critères de sélection.

 

2. Personnes en charge de la sélection

Votre demande est analysée par Wallonie-Bruxelles Architectures.
 
L’agence remet ensuite un avis à WBI. WBI décide sur la base de votre demande et de cet avis.
 

3. Communication de la décision

Nous vous informons formellement de notre décision par mail, dans les 30 jours calendrier qui suivent l’introduction de votre dossier.
 
Si vous voulez être informé plus rapidement, vous pouvez nous contacter 15 jours calendrier après la remise de votre dossier.
 

Et si le soutien vous est accordé ? 

1. Comment allez-vous recevoir la subvention ?

Si vous avez droit à une avance, celle-ci vous sera versée automatiquement après la communication de la décision.
 
Le solde de la subvention sera versé sur la base de votre déclaration de créance de clôture, accompagnée des justificatifs de paiement. 
 

2. Quelles sont vos obligations ? 

  • Transmettre la preuve de la réservation d'un titre de transport

Si vous avez réservé un billet d’avion/train sur internet, vous devez transmettre une confirmation de réservation, accompagnée d’une preuve de paiement avec le plan de vol et le montant.
 
La preuve de paiement doit mentionner le montant que vous avez payé (par exemple un extrait de compte bancaire ou un décompte visa).
 

  • Rendre les justificatifs comptables

Vous devez envoyer une déclaration de créance datée et signée, accompagnée de tous les justificatifs comptables.
 
En cas de copies des factures et justificatifs, vous devez les accompagner d’une déclaration sur l’honneur de conformité des justificatifs.
 
La déclaration de créance sera jointe au mail que vous recevrez en cas de décision positive. L’ensemble des documents doit être envoyés à :
 
Madame Pascale Delcomminette
Administratrice générale
WBI
Place Sainctelette, 2
1080 Bruxelles
 

  • Faire un bilan de projet

Si vous voulez être informé plus rapidement, vous pouvez nous contacter 15 jours calendrier après la remise de votre dossier.
 
Ce bilan doit être joint à la déclaration de créance et aux justificatifs comptables.
 
Ce bilan doit être joint à la déclaration de créance et aux justificatifs comptables. 
 
Un modèle est téléchargeable en bas de page.
 

  • Mentionner le soutien de WBA

Vous devez :

  • mentionner le soutien de WBA sur les éléments promotionnels ;
  • fournir à WBA toutes les informations utiles concernant le projet pour la communication ;
  • transmettre à WBA tout article de presse nationale ou internationale traitant du projet ;
  • transmettre à WBA des photos de l’exposition/de la conférence ou autre événement auquel vous avez participé.

 

3. Quelle est la date finale pour rendre vos documents ? 

Vous devez envoyer l’ensemble des documents (déclaration de créance, justificatifs et bilan de projet) au plus tard 2 mois après la fin de votre évènement. La date exacte figure dans votre arrêté ministériel de subvention que vous recevez en cas de décision positive.
 
Attention, si vous dépassez cette date ou si le dossier est incomplet, vous risquez de ne pas recevoir la subvention ou de devoir la rembourser.
 

Contact

Wallonie-Bruxelles Architectures
Place Sainctelette, 2
B - 1080 Bruxelles
culture@wbi.be

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