Frais de séjour & de transport
Frais de séjour
Certains programmes de soutien de WBI prévoient l’octroi de frais de séjour ou de logement. A titre d’exemples : dans le cadre de missions de prospection ou, pour certains secteurs, de résidences de création ou de recherche à l’étranger.
Le montant de l’indemnité de séjour est à présent forfaitaire et fixé en fonction du pays. Elle est octroyée par jour de mission et inclut les frais de repas, les frais de transport locaux (à l’exclusion des navettes domicile ou hôtel/gare ou aéroport), les boissons et en-cas, les communications téléphoniques, les consommations DATA hors forfait et les pourboires éventuels).
S’agissant d’une indemnité forfaitaire, celle-ci ne doit pas être justifiée par des pièces justificatives hormis la déclaration de créance (ou le document annexé) qui mentionnera la durée exacte de la mission.
Frais de transport
Les frais de mobilité pris en charge par WBI peuvent concerner :
- un déplacement individuel ou collectif (équipe artistique et technique notamment)
- un transport de matériel
Dans les cas où l’utilisation d’un véhicule privé (moto, voiture, camionnette, camion, …) apparaît le moyen de transport le plus adapté compte tenu des circonstances et qu’une alternative plus écologique n’est pas envisageable, la subvention prévoira une indemnité de 0,4259 euros par kilomètre parcouru. Il s’agit de l’indemnité kilométrique applicable à WBI. Elle pourra être adaptée en fonction de l’évolution de la législation.
Cette indemnité :
- est plafonnée au prix d’un billet d’avion ou de train le plus économique le jour du déplacement si le trajet est effectué par une seule personne par véhicule
- est due une seule fois par véhicule
- intègre également les coûts de carburant et de péage
Aucun plafond n’est applicable si :
- plusieurs personnes utilisent le même véhicule,
- le trajet inclut le transport de matériel (une exposition ou des instruments de musique par exemple), à justifier dans la demande de soutien.
Les éventuels autres frais inhérents au transport devront être intégrés dans le formulaire de demande (exemple : frais de parking, vignette suisse ou carnet ATA).
Dans le cas d’une location de véhicule (voiture, camionnette ou camion), l’intervention tiendra compte du devis remis par l’agence et de l’indemnité kilométrique.
Le nombre de kilomètres sera justifié au travers d’un relevé de trajet émis par un site tel que Mappy ou Via Michelin. Le trajet le plus direct sera pris en compte. Ce relevé sera joint à la déclaration de créance.
En ce qui concerne le transport de matériel (décor, exposition, matériel technique, …), WBI peut prendre en compte le coût de transporteurs externes pour autant que ceci soit prévu préalablement dans la demande (devis à joindre).
>> Indemnités de séjour par pays
Les informations relatives aux dates de séjour et au mode de transport doivent être mentionnées de manière précise au sein du formulaire de demande. Ceci permettra, en cas d’acceptation, de les intégrer au sein de l’arrêté de subvention.
L’adaptation des frais de séjour s’applique à toute nouvelle subvention octroyée après le 11 janvier 2021.
WBI se réserve le droit de limiter le montant de l’indemnité de séjour pour certains programmes (projets collectifs ou de longue durée par exemple).
Les montants des frais de séjour et d’indemnité kilométrique mentionnés au sein de chaque programme, et du document ‘Description de l’aide’ en particulier, ne sont plus d’application. Ils seront intégrés par la suite au sein des programmes concernés.