Appel à candidatures pour un poste d’assistant(e) pour le service des Bourses internationales

Conditions d’engagement

• Etre titulaire d’un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur ou équivalent pris en considération pour les recrutements de niveau C dans les services de l’Etat, des Communautés et des Régions (ainsi que l’attestation d’équivalence dans le cas d’un diplôme autre que belge. Procédure: Fédération Wallonie-Bruxelles - 02/690.89.00 – http://www.equivalences.cfwb.be/)
• Etre de bonne conduite et de bonne moralité 
• Jouir des droits civils et politiques 
• Posséder les aptitudes requises à la fonction.

Description de la fonction

Missions/responsabilités

• Assurer la gestion des programmes de stages à destination de publics diversifiés étrangers ou non
• Assistance à la direction et aux gestionnaires de programmes
• Assurer la prise en charge des aspects liés à la communication et aux relations publiques du service

Activités correspondantes

Gestion globalisée des programmes de stages sur les plans administratif, budgétaire, comptable, informatique et "relationnel", ce qui implique sans être exhaustif:

• Recherche des lieux de stage en coordination avec les points de contacts au SPW et au Ministère de la Communauté française et les OIP 
• Organisation technique, comptable et logistique de l’accueil des boursiers étrangers 
• Organisation des jurys de sélection annuels  pour les programmes d’envoi de boursiers et mise en œuvre des suivis 
• Contribution au rapport d’activités pour la partie concernée
• Prévision budgétaire et suivi de l’exécution budgétaire
• Préparation et encodage des dossiers comptables: mensualités de bourses, de stages, frais annexes, billets d’avion, assurances, logements, recouvrements 
• Elaboration des arrêtés ministériels de subventions (AMS) et conventions éventuelles
• Encodage des dossiers dans le programme WorkFlow (écolage interne) 
• Recherches sur les états de consommation individuels ou globaux.

Prise en charge du volet Communication et Relations publiques du service, ce qui implique sans être exhaustif:

• Rôle d’interface avec le service Infocom pour les questions relatives au service 
• Réponses aux demandes d’information du public 
• Actualisation et uniformisation des formulaires, appels à candidatures et guides pratiques et réalisation de flash infos 
• Actualisation des données sur le portail et du guide "Ulysse"
• Elaboration de supports de présentation divers et participation aux foires et salons en Belgique 
• Développement des formulaires intelligents avec phases test en collaboration avec les services support utiles 
• Suivi de l’intégration des règlements relatifs à la protection des données.

Appui à la direction, ce qui implique sans être exhaustif:

• Appui à la Direction dans ses tâches de management et de conception 
• Tenue à jour des outils de gestion, de suivi et d’évaluation du service des Bourses 
• Appui au suivi du budget en articulation avec l’agent centralisateur 
• Participation aux réunions de staff et établissement de mémos 
• Organisation des réunions (réservation de salles, lunch,…) 
• Tenue à jour de la banque Alumni 
• Appui logistique à la cellule de coordination des ALAC.

Dossier de candidature

Le dossier de candidature est envoyé par courriel (recrutement@wbi.be ) ou par courrier postal (cachet de la poste faisant foi), au plus tard le 25 septembre 2019 minuit, à l’attention de:

Madame Pascale DELCOMMINETTE
c/o service des Ressources Humaines
Administratrice générale de WBI
Place Sainctelette, 2
B-1080 Bruxelles

Le dossier de candidature comprend:

• une copie du/des diplôme(s) [accompagnée(s) de l’équivalence dans le cas de diplôme(s) non belge(s)] 
• une lettre de motivation 
• un curriculum vitae détaillé.

Un dossier incomplet ou envoyé hors délai n’est pas pris en compte.

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