Prospecter à l'international

Objectifs de l'aide

Soutien des opérateurs culturels dans leur démarche de présence et de développement sur la scène internationale via une intervention dans les frais de transport et de séjour lors d’une mission de prospection.

Ce soutien concerne :

• les arts visuels ;
• la danse ;
• la musique ;
• le théâtre ;
• le cirque ;
• l’humour ;
• les arts de la rue.

Notre soutien

 WBI soutient les artistes dans leur démarche de présence et de développement sur la scène internationale via une intervention dans les frais de transport et de séjour pour une mission de prospection.

Votre projet

1. Discipline(s) de votre projet

Votre projet doit concerner :

• les arts visuels ;
• la danse ;
• la musique ;
• le théâtre ;
• le cirque ;
• l’humour ;
• les arts de la rue.

Votre projet peut être pluridisciplinaire. Il doit concerner au moins une de ces disciplines.

Pour les autres disciplines nous vous invitons à consulter notre site internet pour voir si un soutien spécifique existe.

2. Pays de votre projet

Votre projet doit avoir lieu à l’international.

Les conditions

1. Conditions de recevabilité

A quelles conditions doit répondre l’opérateur culturel (institution, agent de diffusion, compagnie, agence de booking, …) ?

Il doit être une personne physique ou morale représentant les œuvres d’artistes issu(e)s de la Fédération Wallonie-Bruxelles ;

Dans le cas d’une demande dans le secteur de la musique, vous devez avoir conclu avec des groupes ou artistes wallons ou bruxellois au moins 3 contrats par lesquels l’opérateur culturel reçoit la capacité de gérer la carrière internationale de la compagnie ou de l'artiste.

​A quelles conditions doit répondre le bénéficiaire ?

Il s’agit de la personne physique ou morale recevant la subvention. Les justificatifs comptables devront être à ce nom.

Vous devez être soit :

• une personne physique ou morale représentant l’opérateur culturel, issu de la Fédération Wallonie-Bruxelles (ayant son siège social principal en Wallonie ou à Bruxelles) ;
• un(e) artiste ayant son domicile ou son siège social effectif en Wallonie ou à Bruxelles.

A quelles conditions doit répondre votre projet ?

Le programme ‘mission de prospection’ vise :

• la vente d’un ou plusieurs spectacles, concerts, enregistrements sonores, expositions via une présence dans les festivals et marchés prioritaires à l’international ;
• la recherche de partenaires au niveau de la production, distribution, promotion.

2. Critères de sélection

Comment votre projet est-il évalué ?

Votre projet est évalué en fonction des éléments suivants :

• Ancrage en Fédération Wallonie-Bruxelles (FWB)
  L’artiste, compagnie, groupe, collectif ou l’oeuvre représenté par le projet doit témoigner d’un certain ancrage en FWB.
  Par exemple :
  • par la région d’origine ;
  • par le domicile de l’artiste, le siège social ou à travers les références culturelles ;
  • par une reconnaissance suffisante en FWB (présence dans des lieux de diffusion porteurs et/ou la reconnaissance de la FWB).
• Mise en marché sur le territoire concerné :
  programmation future et/ou diffusion de l’enregistrement sonore assurée via prise de rendez-vous professionnels structurés avec des lieux/manifestations/opérateurs incluant des programmateurs renommés, des professionnels du secteur au niveau national et international permettant d’augurer la négociation de contrats.
• La constitution de votre budget.

La liste des professionnels étrangers à rencontrer dans le cadre du projet est également prise en compte lors de l’analyse par la Commission consultative de WBI.

La subvention

1. Subvention

Quelle subvention ?

Nous intervenons à hauteur de 50% sur les frais suivants pour maximum deux représentants :

• déplacements internationaux (du domicile jusqu’au lieu d’accueil) ;
• logement ;
• défraiements (ce montant est forfaitaire et fixé en fonction du pays).

Dans le cadre d’une présence à un marché qui exige une accréditation professionnelle, celle-ci peut être rentrée dans le budget dépense. La demande d’intervention sera soumise à l’analyse de la Commission consultative de WBI.

La prise en charge de la mission pourra être limitée à une durée de 5 nuitées[1] maximum, sauf exception motivée et laissée également à l'appréciation de la Commission consultative et de WBI.

Quel est le montant de la subvention ?

Frais de séjour

Le montant de l’indemnité de séjour est forfaitaire et fixé en fonction du pays. Elle est octroyée par jour de mission et inclut les frais de repas, les frais de transport locaux (à l’exclusion des navettes domicile ou hôtel/gare ou aéroport), les boissons et en-cas, les communications téléphoniques, les consommations DATA hors forfait et les pourboires éventuels).

S’agissant d’une indemnité forfaitaire, celle-ci ne doit pas être justifiée par des pièces justificatives hormis la déclaration de créance (ou le document annexé) qui mentionnera la durée exacte de la mission.

Les informations relatives aux dates de séjour et au mode de transport doivent être mentionnées de manière précise au sein du formulaire de demande. Ceci permettra, en cas d’acceptation, de les intégrer au sein de l’arrêté de subvention.

Le montant de l’indemnité est repris sous ce lien.

Frais de transport

Les frais de transport pris en charge par WBI peuvent concerner :

• un déplacement individuel ou collectif

Cette indemnité :

• est plafonnée au prix d’un billet d’avion ou de train le plus économique le jour du déplacement si le trajet est effectué par une seule personne par véhicule
• est due une seule fois par véhicule
• intègre également les coûts de carburant et de péage

Aucun plafond n’est applicable si :

• plusieurs personnes utilisent le même véhicule

Les éventuels autres frais inhérents au transport devront être intégrés dans le formulaire de demande (exemple : frais de parking, vignette suisse). Dans le cas d’une location de véhicule (voiture, camionnette ou camion), l’intervention tiendra compte du devis remis par l’agence et de l’indemnité kilométrique.

Le nombre de kilomètres sera justifié au travers d’un relevé de trajet émis par un site tel que Mappy ou Via Michelin. Le trajet le plus direct sera pris en compte. Ce relevé sera joint à la déclaration de créance.

Nous pouvons plafonner l’intervention à un montant maximum. 

2. Modalités de paiement

La subvention est versée après la réalisation de votre projet.

Attention, si vous souhaitez une avance, vous devez le préciser dans votre demande et en justifier la raison. Sur la base de vos justifications, nous évaluerons si elle vous est accordée et pour quel montant.

Pour plus d’informations, voyez le chapitre « Et si le soutien vous est accordé ? ».

Votre demande

1. Procédure d’introduction de votre demande

A quelle date introduire votre demande ?

Vous devez introduire votre demande au plus tard 15 jours avant la tenue de chaque commission consultative. Vous pouvez consulter l’agenda des différentes commissions consultatives ici : https://www.wbi.be/culture.

Comment devez-vous envoyer votre demande ?

Vous devez nous envoyer votre demande par courriel avec maximum 5 Mo de pièces jointes : culture@wbi.be

Si vos annexes sont trop volumineuses, vous pouvez compléter votre demande avec :

• un lien de partage en ligne (Google Drive, WeTransfer, Dropbox, etc.) ;

2. Dossier de demande

Votre demande doit contenir les documents suivants :

• le formulaire de demande ;
• le RIB (relevé d’identité bancaire) du bénéficiaire (vous pouvez obtenir ce RIB auprès de votre organisme bancaire) ;
• tout autre élément que vous jugez utile.

Si c’est la première demande d’intervention, il faut en plus un CV du porteur de projet.

3. Points d’attention

Votre dossier doit être complet afin d’être examiné.

Notre décision

1. Modalités de la décision

La décision se passe en 3 étapes :

• Une vérification administrative des conditions de recevabilité. 
• Une analyse des conditions d’évaluation par la commission consultative. 
• Une décision prise par WBI après la tenue de la commission consultative.

2. Personnes en charge de la sélection

Votre demande est analysée par la commission consultative composée :

• de représentants du service Culture de WBI ;
• d’experts du terrain ;
• de membres institutionnels représentatifs de la discipline ;
• des agences Wallonie-Bruxelles, s’il y a lieu.

Elle remet ensuite un avis à WBI. WBI décide sur la base de votre demande et de cet avis.

3. Communication de la décision

Nous vous informons formellement de notre décision par courriel, dans les 30 jours calendrier qui suivent la tenue de la commission consultative.

Si vous voulez être informé plus rapidement, vous pouvez nous contacter 15 jours calendrier après la tenue de la commission.

Et si le soutien vous est accordé ?

1. Pour préparer votre projet à l’international

Nous vous invitons à consulter

• Le site du réseau WBI
• Le site du réseau Awex
• Le site des affaires étrangères

2. Comment allez-vous recevoir la subvention ?

Si vous avez droit à une avance, celle-ci vous sera versée automatiquement après la communication de la décision.

Le solde de la subvention sera versé sur la base de votre déclaration de créance de clôture, accompagnée des justificatifs de paiement.

3. Quelles sont vos obligations ?

Transmettre la preuve de la réservation d’un billet d’avion

Si vous avez réservé un billet d’avion sur internet, vous devez transmettre une confirmation de réservation, accompagnée d’une preuve de paiement avec le plan de vol et le montant.

La preuve de paiement doit mentionner le montant que vous avez payé (par exemple un extrait de compte bancaire ou un décompte visa).

Rendre les justificatifs comptable

Vous devez envoyer une déclaration de créance datée et signée, accompagnée de tous les justificatifs comptables.

En cas de copies des factures et justificatifs, vous devez les accompagner d’une déclaration sur l’honneur de conformité des justificatifs.

La déclaration de créance sera jointe au mail que vous recevrez en cas de décision positive.

 L’ensemble des documents doit être envoyés à :

Madame Pascale Delcomminette, Administratrice générale, WBI
Place Sainctelette, 2
1080 Bruxelles

Faire un bilan de projet

Vous devez obligatoirement renvoyer un bilan sur le déroulement de l’évènement (public, organisation, encadrement, professionnels présents et rencontrés, perspectives sur les  retombées potentielles, etc.)

Ce bilan doit être joint à la déclaration de créance et aux justificatifs comptables.

Un modèle est téléchargeable ci-dessous.

Mentionner le soutien de WBI

Tout document rendu public relatif à l’activité subventionnée doit porter la mention : 
« Avec le soutien de Wallonie-Bruxelles International » et le logo de WBI, téléchargeable à l’adresse : http://www.wbi.be/fr/logos

4. Quelle est la date finale pour rendre vos documents ?

Vous devez envoyer l’ensemble des documents (déclaration de créance, justificatifs et bilan de projet) au plus tard 2 mois après la fin de votre évènement. La date exacte figure dans votre arrêté ministériel de subvention que vous recevez en cas de décision positive.

Attention, si vous dépassez cette date ou si le dossier est incomplet, vous risquez de ne pas recevoir la subvention ou de devoir la rembourser.

Contact

Wallonie-Bruxelles International
Service Culture

Place Sainctelette, 2
B - 1080 Bruxelles

culture@wbi.be