Mobilité lors d'une manifestation à l'international

Table des matières

Notre soutien
Votre projet
Les conditions
La subvention
Votre demande
Notre décision
Et si le soutien vous est accordé ?
Contact

Objectifs de l'aide

Soutien des opérateurs culturels dans leur démarche de présence et de développement sur la scène internationale via une intervention dans les frais de transport pour une exposition à l’étranger.
Ce soutien concerne :

Le design ;
La mode.

Notre soutien

WBI soutient les professionnels du design et de la mode dans leur démarche de présence et de développement sur la scène internationale via une intervention dans les frais de transport pour une manifestation à l’étranger.

Votre projet

1. Discipline(s) de votre projet

Votre projet doit concerner :

Le design ;
La mode.

Pour les autres disciplines, regardez si un soutien spécifique existe.

2. Pays de votre projet

Votre projet doit avoir lieu à l’international.

Les conditions

1. Conditions de recevabilité

A quelles conditions doit répondre l’opérateur culturel artiste, groupe, compagnie, collectif,…) ?
Il ou elle doit être professionnel(le). Il ou elle doit s’être déjà produit(e) dans des lieux belges fréquentés par des spécialistes du domaine visé.
A quelles conditions doit répondre le bénéficiaire ?
IIl s’agit de la personne physique ou morale recevant la subvention. Les justificatifs comptables devront être à ce nom. Vous devez être avoir votre siège social en Wallonie ou à Bruxelles.

2. Critères de sélection

Comment votre projet est-il évalué ?
Votre projet est évalué en fonction des éléments suivants :

Ancrage en Fédération Wallonie-Bruxelles (FWB)
Par exemple :
- par la région d’origine ;
- par le siège social ou à travers les références culturelles ;
- par une reconnaissance suffisante en FWB (présence dans des lieux de diffusion porteurs).
Qualité et originalité de l’oeuvre
Cette condition est évaluée par visionnage ou écoute direct(e), par connaissance du travail, par présentation détaillée de l’œuvre dans le dossier de demande et/ou à travers l’écho médiatique et critique reçu.
Possibilité(s) de programmation future
La présence avérée de professionnels (programmateurs, journalistes, diffuseurs, etc.) dans le cadre de la manifestation permet d’évaluer la possibilité de programmation future.
Le professionnalisme, la renommée nationale et internationale du lieu ou de la structure d’accueil sont pris en compte.
La mise en réseau est aussi prise en compte.
Budget
Si le budget est en déficit, vous devez indiquer comment vous allez couvrir ce déficit.

La subvention

1. Subvention

Quelle subvention ?
Nous intervenons pour les frais de transport du lieu de domicile des membres de l’équipe jusqu’au lieu d’accueil à l’étranger.
Nous prenons aussi en charge le transport international des œuvres. Vous devez privilégier les solutions les moins chères.
Nous n’intervenons pas pour les trajets entre les villes dans le pays d’accueil.
Quel est le montant de la subvention ?
Frais de transport
Les frais de transport pris en charge par WBI peuvent concerner :

un déplacement individuel ou collectif
un transport de matériel

Cette indemnité :

est plafonnée au prix d’un billet d’avion ou de train le plus économique le jour du déplacement si le trajet est effectué par une seule personne par véhicule
est due une seule fois par véhicule
intègre également les coûts de carburant et de péage

Aucun plafond n’est applicable si :

plusieurs personnes utilisent le même véhicule
le trajet inclut le transport de matériel (une exposition), à justifier dans la demande de soutien.

Les éventuels autres frais inhérents au transport devront être intégrés dans le formulaire de demande (exemple : frais de parking, vignette suisse). Dans le cas d’une location de véhicule (voiture, camionnette ou camion), l’intervention tiendra compte du devis remis par l’agence et de l’indemnité kilométrique.
Le montant de l’indemnité est repris sous ce lien.
Le nombre de kilomètres sera justifié au travers d’un relevé de trajet émis par un site tel que Mappy ou Via Michelin. Le trajet le plus direct sera pris en compte. Ce relevé sera joint à la déclaration de créance.
En ce qui concerne le transport de matériel (décor, exposition, matériel technique, …), WBI peut prendre en compte le coût de transporteurs externes pour autant que ceci soit prévu préalablement dans la demande (devis à joindre).
Attention, nous pouvons plafonner notre intervention pour les œuvres.
2. Modalités de paiement
La subvention est versée après la réalisation de votre projet.
Attention, si vous souhaitez une avance, vous devez le préciser dans votre demande et en justifier la raison. Sur la base de vos justifications, nous évaluerons si elle vous est accordée et pour quel montant.
Pour plus d’informations, voyez le chapitre « Et si le soutien vous est accordé ? ».

Votre demande

1. Procédure d’introduction de votre demande

A quelle date introduire votre demande ?
Vous devez introduire votre demande au plus tard 30 jours avant votre déplacement à l’international.
Comment devez-vous envoyer votre demande ?
Vous devez nous envoyer votre demande par courriel avec maximum 5 Mo de pièces jointes : culture@wbi.be
Si vos annexes sont trop volumineuses, vous pouvez compléter votre demande avec :

un lien de partage en ligne (Google Drive, WeTransfer, Dropbox, etc.) ;
ou
pour les arts visuels, un envoi postal :
Wallonie-Bruxelles International
Service Culture
2, place Sainctelette
B - 1080 Bruxelles.

2. Dossier de demande

Votre demande doit contenir les documents suivants :

le formulaire de demande ;
le RIB (relevé d’identité bancaire) du bénéficiaire ;
une copie du contrat ou une lettre d’intention de l’organisme d’accueil précisant les conditions financières ;
un dossier de presse ou la présentation et le programme des activités de l’organisme d’accueil ;
tout autre élément que vous jugez utile.

Si c’est la première demande d’intervention, il faut en plus un CV du porteur de projet ou la bio des professionnels en déplacement.

3. Points d’attention

Votre dossier doit être complet. Seule la lettre d’intention peut nous parvenir jusqu’à 2 jours avant la tenue de la commission consultative.

Notre décision

1. Modalités de la décision

La décision se passe en 3 étapes :

Une vérification administrative des conditions de recevabilité.
Une analyse des conditions d’évaluation.
Une décision prise par WBI.

2. Personnes en charge de la sélection

Votre demande est analysée par :

des représentants de l’agence WBDM ;
des représentants de WBI.

WBI décide sur la base de votre demande.
L’avis de l’Inspecteur des finances est nécessaire si votre demande dépasse 6.000 €.

3. Communication de la décision

Nous vous informons formellement de notre décision par mail, dans les 30 jours calendrier qui suivent la tenue de la commission consultative.
Si vous voulez être informé plus rapidement, vous pouvez nous contacter 15 jours calendrier après la tenue de la commission.
Ce délai peut être plus long si l’avis de l’Inspecteur des finances est nécessaire.

4. Informations pratiques

Votre demande doit être déposée en fonction de l’agenda des différentes commissions consultatives. Consultez-les ici : https://www.wbi.be/culture.

Et si le soutien vous est accordé ?

1. Pour préparer votre projet à l’international

Nous vous invitons à consulter

Le site du réseau WBI
Le site du réseau Awex
Le site des affaires étrangères

2. Comment allez-vous recevoir la subvention ?

Si vous avez droit à une avance, celle-ci vous sera versée automatiquement après la communication de la décision.
Le solde de la subvention sera versé sur la base de votre déclaration de créance de clôture, accompagnée des justificatifs de paiement.

3. Quelles sont vos obligations ?

Transmettre la preuve de la réservation d’un billet d’avion
Si vous avez réservé un billet d’avion sur internet, vous devez transmettre une confirmation de réservation, accompagnée d’une preuve de paiement avec le plan de vol et le montant.
La preuve de paiement doit mentionner le montant que vous avez payé (par exemple un extrait de compte bancaire ou un décompte visa).
Rendre les justificatifs comptable
Vous devez envoyer une déclaration de créance datée et signée, accompagnée de tous les justificatifs comptables.
En cas de copies des factures et justificatifs, vous devez les accompagner d’une déclaration sur l’honneur de conformité des justificatifs.
La déclaration de créance sera jointe au mail que vous recevrez en cas de décision positive.
L’ensemble des documents doit être envoyés à :
Madame Pascale Delcomminette, Administratrice générale, WBI
Place Sainctelette, 2
1080 Bruxelles
Faire un bilan de projet
Vous devez obligatoirement renvoyer un bilan sur le déroulement de l’évènement (public, organisation, encadrement, professionnels présents et rencontrés, perspectives sur les retombées potentielles, etc.)
Ce bilan doit être joint à la déclaration de créance et aux justificatifs comptables.
Un modèle est téléchargeable ci-dessous.
Mentionner le soutien de WBI
Tout document rendu public relatif à l’activité subventionnée doit porter la mention :
« Avec le soutien de Wallonie-Bruxelles International » et le logo de WBI, téléchargeable à l’adresse : https://www.wbi.be/fr/logos

4. Quelle est la date finale pour rendre vos documents ?

Vous devez envoyer l’ensemble des documents (déclaration de créance, justificatifs et bilan de projet) au plus tard 2 mois après la fin de votre évènement. La date exacte figure dans votre arrêté ministériel de subvention que vous recevez en cas de décision positive.
Attention, si vous dépassez cette date ou si le dossier est incomplet, vous risquez de ne pas recevoir la subvention ou de devoir la rembourser.