Bénéficier d'un soutien pour l’organisation d’événements culturels en France

Soutien pour l’organisation d’évènements culturels en France et mettant en avant des artistes de la Fédération Wallonie-Bruxelles

Le Centre culturel Wallonie-Bruxelles basé à Paris organise chaque année une programmation en décentralisation avec des partenaires culturels français. L’objectif est d’aider des festivals culturels français à organiser l’accueil et la mise à l’honneur d’artistes de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Le soutien de WBI sera donc accordé aux organisateurs de manifestations culturelles qui auront collaboré avec le CWB Paris pour monter leur projet.

Ce soutien concerne :

• les arts visuels ;
• les arts de la scène ;
• les arts numériques ;
• le cinéma ;
• la littérature. 

Notre soutien

WBI soutient les organisateurs de manifestations culturelles mettant en avant les artistes de la FWB dans leur démarche de présence et de développement sur la scène internationale via une intervention dans les frais de mobilité, de séjour, de publicité, de communication ou autres frais techniques.

Ces soutiens et les budgets doivent être définis par les organisateurs de manifestations culturelles en concertation avec le Centre Wallonie-Bruxelles à Paris, qui soumet ensuite sa proposition de programme d’actions annuel à WBI.

Votre projet

1. Discipline(s) de votre projet

Votre projet doit concerner :

• les arts visuels ;
• les arts de la scène ;
• les arts numériques ;
• le cinéma ;
• la littérature. 

Votre projet peut être pluridisciplinaire. Il doit cependant concerner au moins une de ces disciplines.

2. Pays de votre projet

Votre projet doit avoir lieu en France métropolitaine.

Les conditions

1. Conditions de recevabilité

A quelles conditions doit répondre le bénéficiaire ?

Il doit être :

• Un organisme culturel dont le siège social se trouve en France métropolitaine.

2. Critères de sélection

Votre projet est évalué en fonction des éléments suivants :

• La participation d’artistes dont l’ancrage en Fédération Wallonie-Bruxelles (FWB) est attesté

Par exemple :

• par la région d’origine ;
• par le domicile de l’artiste ou le siège social de la compagnie ou à travers les références culturelles ;
• par une reconnaissance suffisante en FWB (présence dans des lieux de diffusion porteurs et/ou la reconnaissance de la FWB).
• La qualité de l’évènement

La subvention

1. Subvention

Quelle subvention ?

Nous intervenons pour les frais de mobilité du lieu de domicile de l’artiste jusqu’au lieu d’accueil en France métropolitaine. 

Vous devez privilégier les solutions les moins chères pour les déplacements des artistes.

Nous portons votre attention sur l’impact écologique de vos déplacements.

Nous pouvons intervenir dans d’autres types de frais pour les organismes d’accueil français :

• Publicité ;
• Communication ;
• Technique ;
• Séjour.

Les types de frais qui pourront être demandés à WBI doivent obligatoirement faire l’objet d’une concertation avec les correspondants culturels du Centre Wallonie-Bruxelles à Paris.

Quel est le montant de la subvention ?

• Pour l’avion ou le train : les billets de transport doivent être de 2ème classe.
• Pour un véhicule privé (moto, voiture, camionnette etc.) : une indemnité forfaitaire kilométrique de 0,3751 euros/km. Ce montant intègre les coûts de carburant et de péages. Cette indemnité est due une seule fois par véhicule.
  Remarque : le montant de l’intervention est plafonné, dans le cas d’un déplacement d’une seule personne par véhicule, au prix d’un billet d’avion (2è classe) ou de train (2è classe). Ce forfait ne s’applique cependant pas dans le cas d’un déplacement de plusieurs personnes utilisant le même véhicule ou si le trajet inclut le transport de matériel (à justifier dans la demande).
  Vous devez justifier le nombre de kilomètres par un relevé de trajet émis par un site tel que MAPPY ou VIA MICHELIN. Nous prenons en compte le trajet le plus direct. Vous devez joindre ce relevé à la déclaration de créance.
  Les autres frais de transport doivent être prévus dans votre demande de soutien (par exemple, frais de parking, vignette suisse ou carnet ATA).
• Le coût d’un transporteur externe ou la location d’un véhicule de location auprès d’une société privée peut aussi être pris en compte pour autant que ceci soit prévu dans votre demande de subvention.

Si vous faites les trajets avec un véhicule privé, vous devrez justifier le choix de ce moyen de transport.

Pour les autres types de frais, les montants demandés seront soumis à une analyse par le CWB Paris et le service France de WBI.

Qui est le bénéficiaire de la subvention ?

Le bénéficiaire de la subvention doit être :

• Un organisme culturel français qui souhaiterait bénéficier d’un remboursement pour les frais dépensés pour l’accueil ou pour l’organisation d’un évènement mettant en avant des artistes de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Quels points d'attention ?

Le projet peut bénéficier de financements complémentaires d’autres organismes à la condition que les frais engendrés soient différents de ceux que nous prenons en charge. 

2. Modalités de paiement

La subvention sera versée après la réalisation de votre projet, à la suite de la réception et de l’analyse  des documents justificatifs requis, au plus tard à la date de clôture mentionnée dans votre arrêté ministériel de subvention.

Attention, si vous souhaitez une avance, vous devez le préciser dans votre demande et en justifier la raison. Sur  base de vos justifications, nous évaluerons si elle peut vous être accordée et pour quel montant.

Pour plus d’information, voyez le chapitre « Et si le soutien vous est accordé ? ».

Votre demande

1. Procédure d’introduction de votre demande

A quelle date introduire votre demande ?

Vous devez introduire votre demande au plus tard 1 mois avant la tenue de l’évènement. 

Si votre demande excède 6.000€, votre dossier doit nous parvenir deux mois avant la tenue de l’évènement.

Comment devez-vous envoyez votre demande ?

Après concertation avec les référents culturels du CWB Paris, vous devez nous envoyer votre demande par courriel avec maximum 5 Mo de pièces jointes : a.joseph@wbi.be ; yh.rovillard@wbi.be ; a.demoustier@wbi.be ; b.boulet@wbi.be

Si vos annexes sont trop volumineuses, vous pouvez compléter votre demande avec :

• un lien de partage en ligne (Google Drive, WeTransfer, Dropbox, etc.) ;

ou

• un envoi postal : 

Wallonie-Bruxelles International
Service France
2, place Sainctelette
B - 1080 Bruxelles

2. Dossier de demande

Votre demande doit contenir les documents suivants :

• le formulaire de demande WBI complété et signé (à télécharger en bas de page) ;
• le RIB (relevé d’identité bancaire) du bénéficiaire (vous pouvez obtenir ce RIB auprès de votre organisme bancaire) ;
• une copie de la lettre d’invitation de l’organisme d’accueil précisant les conditions d’accueil des artistes et le programme de l’évènement  ;
• le budget souhaité ;
• un dossier de presse ou la présentation et le programme des activités de l’organisme d’accueil ;
• tout autre élément que vous jugez utile.

3. Points d’attention

Tout dossier qui sera soumis à WBI doit avoir être validé par le CWB Paris.

Votre dossier doit être complet. 

Notre décision

1. Modalités de la décision

La décision se passe en 3 étapes :

• Une vérification administrative des conditions de recevabilité.
• Une analyse des conditions d’évaluation par WBI.
• Une décision prise par WBI.

2. Personnes en charge de la sélection

Votre demande est analysée par le service France et ses représentants en poste en France.

WBI décide sur base de cette analyse.

L’avis de l’Inspecteur des finances est nécessaire si votre demande dépasse 6.000 €.

3. Communication de la décision

Nous vous informons formellement de notre décision par courriel et par courrier papier, dans les 30 jours calendrier qui suivent la réception de votre demande.

Ce délai peut être plus long si l’avis de l’Inspecteur des finances et/ou l’approbation du Ministre-Président est nécessaire.

Et si le soutien vous est accordé ? 

1. Comment allez-vous recevoir la subvention ?

Si vous désirez une avance, celle-ci vous sera versée après réception de votre demande (envoi d’un courriel accompagné d’un RIB du compte bénéficiaire) suite à la communication de la décision positive de WBI.

Le solde de la subvention sera versé sur la base de votre déclaration de créance, accompagnée des justificatifs de paiement/dépenses et du bilan de votre projet. 

Si le montant justifié est inférieur au montant prévu dans l’arrêté de subvention, seul le montant justifié sera remboursé.

Si le montant justifié est supérieur au montant prévu dans l’arrêté de subvention, le remboursement se limitera au montant maximum évoqué. 

2. Quelles sont vos obligations ? 

Si vous avez réservé un billet d’avion ou de train sur internet, vous devez transmettre une confirmation de réservation, accompagnée d’une preuve de paiement avec le plan de vol/le trajet et le montant.

La preuve de paiement doit mentionner le montant que vous avez payé (par exemple un extrait de compte bancaire ou un décompte visa).

• Transmettre la preuve de réservation d’un billet d’avion ou de train
• Rendre les justificatifs comptables

Vous devez envoyer, au plus tard à la date de clôture qui figure dans votre arrêté ministériel de subvention, une déclaration de créance datée et signée, accompagnée de tous les justificatifs comptables.

En cas de copies des factures et justificatifs, vous devez les accompagner d’une déclaration sur l’honneur de conformité des justificatifs.

Cette déclaration sera jointe au courriel et au courier papier que vous recevrez en cas de décision positive. L’ensemble des documents devra être envoyé à : 

Madame Pascale Delcomminette
Administratrice générale
WBI
Place Sainctelette, 2
1080 Bruxelles

Faire un bilan de fin de projet

Vous devez obligatoirement renvoyer un bilan sur le déroulement de l’évènement (public, organisation, encadrement, professionnels présents et rencontrés, perspectives sur les  retombées potentielles, etc.).

Ce bilan doit être joint à l’ensemble des documents envoyés avec la déclaration de créance.

Un modèle est téléchargeable en bas de page.

Mentionner le soutien de WBI

Tout document rendu public relatif à l’activité subventionnée doit porter la mention :  

« Avec le soutien de Wallonie-Bruxelles International » et le logo de WBI, téléchargeable à l’adresse : http://www.wbi.be/fr/logos

3. Quelle est la date finale pour rendre vos documents ? 

Vous devez envoyer l’ensemble des documents (déclaration de créance, justificatifs et bilan de projet) au plus tard à la date de clôture qui figure dans votre arrêté ministériel de subvention.

Attention, la remise de l’ensemble des documents au-delà de cette date impliquera le non-paiement de votre subvention. Si vous éprouvez des difficultés à compléter votre dossier, prenez contact avec votre correspondant.

Informations pratiques

N’hésitez pas à prendre contact avec le Centre Wallonie-Bruxelles à Paris pour discuter de vos projets culturels et de vos souhaits de mise à l’honneur d’artistes de la FWB.

Contact

Wallonie-Bruxelles International
Service France
Place Sainctelette, 2
B - 1080 Bruxelles

a.joseph@wbi.be
yh.rovillard@wbi.be
a.demoustier@wbi.be
b.boulet@wbi.be